Stammdaten schnell anlegen und aktualisieren mit den Datenvorlagen in NAV 2017

Werden Debitoren, Kreditoren und Artikel neu angelegt gibt es erstmal eine Menge an Informationen einzugeben, um die Integration in allen ERP-Prozessen zu gewährleisten. Da viele dieser Informationsfelder bei bestimmten Gruppen von Stammdaten immer gleich sind, können diese Eingaben mit den Datenvorlagen in NAV 2017 automatisiert werden - und damit Neuanlagen sicherer und schneller gemacht werden.


Schnell einmal einen Debitor anlegen, der alle Informationen für die Weiterbearbeitung im Geschäftsprozess beinhaltet setzt voraus, dass die relevanten Felder bekannt sind und die Vorgaben, z.B. für die richtige Geschäftsbuchungsgruppe, auch angewandt werden. Deshalb ist eine vorbereitete Datenvorlage hilfreich, vorausgesetzt es wurden passende Vorlagen erstellt und sie stehen dem Anwender an der richtigen Stelle zur Verfügung. In NAV 2017 gibt es inzwischen drei Arten von Datenvorlagen. Unsere kleine Übersicht soll Ihnen helfen, die richtige Vorlage für die passende Anwendung zu finden:

Konfigurationsvorlagen
Konfigurationsvorlagen unterstützen die Erstellung neuer Masterdaten und die Einrichtung von Werten mittels Stapelverarbeitung während der Implementierung. Diese Konfigurationsvorlagen sind Bestandteil der RapidStart Services. In NAV 2016 konnten über die Funktion „Vorlage anwenden“ auch noch Datenvorlagen auf Grundlage der Konfigurationsvorlagen für die laufende Erstellung neuer Masterdatensätze (wie Debitoren-, Kreditoren-, und Artikelkarte) verwendet werden.
Jetzt, in NAV 2017, werden für die laufende Erstellung neuer Masterdatensätze nur noch Datenvorlagen verwendet. Konfigurationsvorlagen werden nur noch in den Rapid Start Services genutzt.

Debitorenvorlagen zur Umwandlung von Kontakten in Debitoren
Diese Vorlagen enthalten alle notwendigen Informationen, um einen Debitor auf Grundlage eines Kontakts zu erstellen oder mit Informationen zu ergänzen, die zum Versenden eines Angebots an einen Kontakt benötigen werden, der noch kein Debitor ist. Debitorenvorlagen werden nur in diesem Bereich angewandt und haben keine Verbindung zu Konfigurationsvorlagen und Datenvorlagen.

Datenvorlagen zur Neuanlage und Aktualisierung von Debitoren, Kreditoren und Artikel
Hierbei handelt es sich um Vorlagen, die verwendet werden können, um neue Kunden, Lieferanten oder Artikel schnell zu erfassen. Die Vorlagen enthalten Vorgabefelder und Dimensionen, die automatisch auf den jeweiligen Bereich (Debitoren, Kreditoren, Artikel) übertragen werden können.
Bereits in NAV 2016 konnten im Rollencenter „Kleinunternehmen“ Vorlagen für Debitoren, Kreditoren und Artikel definiert werden. Diese waren aber nur in speziellen Ansichten („Mini Pages“) verfügbar, die es in NAV 2017 nicht mehr gibt. Dafür sind diese Datenvorlagen jetzt in den normalen Kartenansichten für Debitoren, Kreditoren und Artikel verfügbar. Übrigens wurden in NAV 2017 die Vorgabefelder für den Artikelstamm, die bisher in der Artikelkategorie gespeichert wurden, nun in die Datenvorlage für Artikel verschoben.

Besonders Datenvorlagen können in NAV 2017 durch eine eigene Aktion im Menüband deutlich einfacher erstellt werden. Anwender können jetzt entscheiden, ob sie eine Datenvorlage direkt in der Vorlage oder auf Basis eines bestehenden Debitors/Kreditors/Artikels neu erstellen. Mit der Aktion „Als Vorlage speichern…“ werden die Feldinhalte des aktuellen Datensatzes (Debitor/Kreditor/Artikel) automatisch in die vordefinierten Felder der Vorlage übertragen. Die Feldinhalte können in der Vorlage noch verändert werden und stehen nach dem Speichern als neue Vorlage zu Verfügung. Wichtig zu wissen: Gibt es nur eine aktive Datenvorlage für einen Bereich (z.B. Debitoren), dann wird diese Vorlage immer automatisch verwendet, wenn ein neuer Debitor erstellt wird. Sobald mehrere Datenvorlagen für einen Bereich vorhanden sind, erscheint das Auswahlfenster der Vorlagen für diesen Bereich bei der Neuanlage eines Datensatzes.

Im Gegensatz zu den Konfigurationsvorlagen sind die Felder in der Datenvorlage bereits fest definiert und erleichtern somit dem Anwender die Feldauswahl in der Vorlage. Wenn eine Vorlage nachträglich bei einem bestehenden Datensatz (z.B. Debitor) angewendet wird, um diesen mit den Vorlagenfeldern zu aktualisieren, gilt zu beachten: Nur Vorlagenfelder mit Inhalt werden aus der Vorlage übertragen und überschreiben vorhandene Feldinhalte im bestehenden Datensatz (z.B. Debitor). Leere Felder in der Vorlage überschreiben bzw. löschen vorhandene Feldinhalte im Datensatz (z.B. Debitor) nicht.

Insbesondere die Datenvorlagen zur Neuanlage und Aktualisierung bieten den Anwendern eine einfache und flexible Möglichkeit die Datenerfassung zu beschleunigen.
Gerade wenn es darum geht, die richtigen Buchungsgruppen für bestimmte Kunden- oder Artikelgruppen zuzuordnen, entsteht durch die Verwendung von Datenvorlagen ein zusätzliches Maß an Sicherheit und Komfort für die Anwender.

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